Privacy

Privacyverklaring Muziekvereniging Amicitia Landsmeer
Muziekvereniging Amicitia Landsmeer (hierna: Amicitia) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Amicitia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Amicitia is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden van de vereniging
Persoonsgegevens van leden worden door Amicitia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de doelstellingen van de vereniging. Dat betekent:
    • Leden voorzien van informatie over de vaste repetitieavond;
    • Leden voorzien van informatie over optredens van een van de orkesten;
    • Leden voorzien van informatie over bijzondere gebeurtenissen, betreffende een van de orkesten of een van de leden, dirigenten;
    • Oud-leden voorzien van informatie over optredens of vacatures;
    • Oud-leden voor het informeren over bijzondere gebeurtenissen, anders dan optredens.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:

  • De aanmelding als nieuw lid van de vereniging

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Amicitia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Geboortedatum;
  • IBAN;
  • Datum start lidmaatschap;
  • Datum start deelname aan een muziekvereniging.

Foto’s van leden, die gemaakt worden tijdens repetities of optredens, worden mogelijk gebruikt voor de website van Amicitia of uitingen van Amicitia op social media. Door ondertekening van het inschrijfformulier geeft u hier toestemming voor. Wanneer wij foto’s willen gebruiken voor promotiemateriaal, zoals programmaboekjes of flyers vragen wij hiervoor apart om toestemming en het is altijd mogelijk die toestemming weer in te trekken.

De persoonsgegevens worden door Amicitia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende:

  • de periode van het lidmaatschap van de vereniging en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs van de vereniging
Persoonsgegevens van donateurs worden door Amicitia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over concerten door een van de orkesten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De aanmelding als donateur.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Amicitia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Naam van de organisatie;
  • Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • IBAN;
  • Datum start toezegging donateurschap.

Uw persoonsgegevens worden door Amicitia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsors van de vereniging
Persoonsgegevens van sponsors worden door Amicitia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
  • Factuur sturen om sponsorbijdrage te innen;
  • Vermelden van sponsorgegevens in uitingen van Amicitia (website en programmaboekjes).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge of schriftelijke toezegging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Amicitia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Naam van de organisatie;
  • Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • IBAN;
  • Datum start toezegging sponsorschap.

Uw persoonsgegevens worden door Amicitia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende:

  • de periode dat u een sponsorbijdrage heeft toegezegd en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Amicitia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijfformulier E-mail Nieuwsbrief, ingevuld op papier of via de website.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Amicitia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  •  E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Amicitia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende:

  • de periode dat men aangemeld is.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de financiële en ledenadministratie: AllUnited
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen: MailChimp

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Amicitia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Amicitia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Bestuursleden en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens
Muziekvereniging Amicitia Landsmeer
Postadres:
Zuideinde 78
1121 DG LANDSMEER
secretaris@amicitialandsmeer.nl

Versie
Dit is versie v181009 van deze Privacyverklaring.